🔍Pourquoi une formation en bureautique ?
La bureautique concerne généralement la saisie de notes manuscrites, mais elle a beaucoup évolué au fil du temps. Étant très utilisée dans le domaine pédagogique et professionnel, la bureautique est devenue indispensable même dans la réalisation des tâches quotidiennes. Les tâches administratives, par exemple, requièrent au moins la connaissance des bases en bureautique, d’autant plus qu’elles sont de plus en plus dématérialisées. Une formation bureautique est recommandée si vous souhaitez vous initier à cette activité ou si vous désirez approfondir vos compétences dans ce domaine.
Une formation vous permet d’apprendre les bases de la bureautique. Outre la connaissance des termes techniques, vous saurez vous servir d’un ordinateur rapidement et correctement. Vous aurez l’avantage de vous familiariser avec les différents logiciels, ce qui vous permettra de travailler de manière professionnelle. La réalisation des tâches se fera en un temps record, vous pouvez organiser votre planning et prévoir son déroulement sur le long terme. La grande majorité des secteurs d’activité utilise un logiciel de nos jours. Savoir les manipuler est une priorité, d’où l’importance d’une formation en bureautique.
Connaître les bases de la bureautique est une chose, maîtriser ce domaine en est une autre. Si votre travail consiste à remplir des fichiers texte ne contenant ni tableau ni diagramme, vous pouvez vous contenter d’une saisie simple. Au-delà de la dactylographie, vous êtes amené à réaliser certains fichiers Excel, PowerPoint ou autre. Les opérations de calcul exigent un certain savoir-faire. Une mauvaise utilisation de l’informatique est synonyme de perte de temps. De plus, vous risquez de perdre votre emploi en cas d’erreurs de calcul récurrentes. Suivre une formation est la solution idéale pour éviter ces problèmes et pour optimiser vos compétences dans de nombreux domaines.
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📚Comment apprendre la bureautique ?
Être autodidacte en matière d’apprentissage a ses avantages et ses inconvénients.
Découvrir les divers aspects de la bureautique par vous-même est une aventure enrichissante. Vous pouvez trouver et expérimenter plusieurs méthodes. Toutefois, faire valoir vos connaissances est particulièrement difficile sans la détention d’un diplôme ou d’un certificat officiel. Il vous sera difficile de trouver un emploi si l’usage de la bureautique est indispensable dans la réalisation des tâches. Il arrive également que vous tombiez sur des méthodes complexes qui ne feront que ralentir votre travail. Se faire accompagner dans l’apprentissage vous permet d’utiliser les méthodes de travail qui marchent et de choisir les bons logiciels.
Un apprentissage, que vous le réalisiez tout seul ou avec des professionnels, commence toujours par les bases. Parmi les activités principales, vous pouvez trouver le stockage d’informations, la gestion de données et l’échange. Ces trois éléments reviennent à la charge à chaque fois que vous travaillez sur un ordinateur. Leur maîtrise vous fait gagner un temps précieux si vous avez un planning chargé.
Une formation bureautique pack office vous permet d’apprendre rapidement ces bases. Certains logiciels permettent de réaliser vos tâches plus rapidement, notamment les logiciels de transfert électronique qui facilitent l’échange de données et les logiciels de traitement d’images. Apprendre à automatiser les travaux manuels du bureau, c’est économiser du temps et gagner en compétence.
Par exemple :
Faire de la dactylographie, c’est saisir un texte sur un clavier. La bureautique fait appel à cette pratique pour la réalisation de la grande majorité des tâches numériques. Le dactylographe use de ses dix doigts afin d’écrire rapidement. Bien que vous n’en soyez pas forcément un, vous pouvez apprendre cette technique et la maîtriser. Une formation en dactylographie vous apprend à utiliser un clavier avec fluidité, rapidité et précision. Vous ne perdez plus de temps à chercher un caractère, vos mains trouveront leur chemin machinalement. Vous taperez sur les bonnes touches sans avoir les yeux fixés sur le clavier. Le gain de temps qui en découle est précieux pour une personne débordée.
Les formations en bureautique dépendent des logiciels que vous souhaitez apprendre à utiliser ou à maîtriser. La saisie de documents écrits, par exemple, nécessite l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte tel que Word. Afin de l’utiliser comme il faut, pensez à suivre une formation bureautique en Word. La constitution de bases de données et la tenue de comptes, quant à elles, se font via un tableur comme Excel. Une formation bureautique en Excel vous permet de traiter les données facilement et de maîtriser les formules statistiques et mathématiques. PowerPoint, quant à lui, est le logiciel utilisé pour organiser au mieux les présentations en public. Une formation vous donne les moyens de créer des diaporamas de qualité.
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💾Quels sont les logiciels de bureautique ?
Une formation bureautique vous permet de distinguer un logiciel d’un autre et de l’utiliser à bon escient. Les logiciels informatiques peuvent être libres, payants ou gratuits. Vous avez le choix entre les logiciels de programmation, les logiciels système et les logiciels d’application.
Les logiciels gratuits
Vous pouvez utiliser ces logiciels gratuitement. Libre à vous de télécharger, de copier ou d’envoyer les logiciels. Vous pouvez aussi les obtenir sous forme de CD-Rom en cas de besoin. La modification du code source d’un logiciel gratuit est par contre interdite. La majorité de ces logiciels est utilisée dans le domaine marketing afin de promouvoir une marque, un produit ou une enseigne. Le temps d’utilisation (gratuite) des logiciels peut être limité entre 6 à 12 mois selon le modèle choisi. Une fois ces délais passés, le logiciel ou certaines de ses fonctionnalités deviennent payantes. Les logiciels gratuits sont réputés pour leur performance. Ils servent surtout à séduire les utilisateurs. L’antivirus Avast, le logiciel d’édition Open Office et le lecteur multimédia VLC font partie des outils gratuits les plus utilisés.
Les logiciels payants
Les logiciels propriétaires, à leur tour, sont vendus par un prestataire informatique. Les utilisateurs peuvent les acheter en ligne ou dans les magasins spécialisés. Il est également possible d’en acquérir après l’achat d’un ordinateur. Vous avez le droit d’utiliser les outils payants, mais vous ne pouvez en aucun cas les exploiter. La revente des logiciels est interdite. Vous ne pouvez pas non plus les modifier ou les transformer. D’ailleurs, une sécurité informatique est intégrée aux logiciels payants afin que les fabricants soient les seuls à pouvoir modifier les algorithmes de base. Parmi les logiciels payants, vous avez PDF Creator, Office et Adobe Reader.
Les logiciels libres
Les logiciels libres, quant à eux, peuvent être modifiés, copiés et partagés. Il suffit que l’utilisateur obtienne une formation informatique pour le faire. Ces outils Open Source sont ouverts à tous. Le fait que ces outils peuvent être modifiés leur permet de s’améliorer au fil du temps. Mozilla Firefox et VLC Media Players sont des exemples d’outils libres les plus sollicités. Certains logiciels libres peuvent être payants. Un logiciel ou programme vous donne les moyens d’accomplir diverses tâches sur votre ordinateur. Ce dernier peut en disposer dès son achat, vous pouvez en installer d’autres selon vos besoins.
🤔C’est quoi l’informatique bureautique ?
L’informatique utilise des moyens électroniques pour effectuer le traitement des informations (documents, courriers électroniques, etc.). Il vous permet, entre autres, d’enregistrer, d’organiser, de stocker, de présenter ou de transférer ces informations. L’informatique peut aussi désigner un ordinateur muni de logiciels. Ces outils informatiques sont très utilisés en bureautique afin de simplifier votre travail quel que soit votre domaine d’activité : échanges financiers, communication, gestion des entreprises, etc.
Une formation bureautique vous apprend les bases de l’informatique. L’ordinateur est le matériel utilisé durant votre formation, il est le point de départ de l’apprentissage. Vous devez alors savoir le manipuler et connaître ses composants avant de passer au traitement de données. Le processeur, le clavier et le disque dur font partie de la liste des composants d’un ordinateur. Les données, quant à elles, sont les fichiers, les logiciels et les répertoires intégrés ou enregistrés dans votre PC. D’autres éléments sont à prendre en compte en informatique bureautique. Ils permettent à un ordinateur de communiquer avec un autre ou avec d’autres PC. Il peut s’agir d’Internet ou des réseaux. Le courrier électronique s’ajoute à la liste.
Suivre une formation en informatique bureautique vous aide également à comprendre ce que vous voyez à l’écran de votre ordinateur. Le bureau, par exemple, est l’endroit où vos fichiers les plus utilisés sont placés. Le but est que vous les ayez à portée de main dès que l’écran s’allume. Le menu « démarrer », à son tour, vous donne accès aux logiciels comme le lecteur de musique, le traitement de texte ou Excel. La barre des tâches, quant à elle, est la partie inférieure de votre écran. Elle donne un aperçu des programmes que vous aurez ouvert. Votre ordinateur dispose de plusieurs options, fonctionnalités et boutons. Leur maîtrise vous permet de travailler rapidement et correctement. Vous connaîtrez leurs détails au fur et à mesure que vous suivez votre formation en bureautique.
Certaines techniques vous permettent de bien pratiquer l’informatique. Vous apprendrez les détails durant une formation, mais vous pouvez d’ores et déjà savoir que le confort visuel est indispensable quand vous travaillez avec un ordinateur. La qualité du visuel dépend du choix de la taille, de la luminosité et de la résolution de l’écran. Les écrans plats (LCD) dotés d’un écran supérieur à 15″ (pouces) par exemple, offrent un confort visuel satisfaisant. Pensez également à bien choisir votre bureau (table et chaise). Une position inconfortable face à votre poste de travail va générer des courbatures au niveau du dos et des avant-bras.
💻Quelle est l’importance de l’informatique bureautique ?
Une connaissance en informatique bureautique vous permet d’évoluer dans votre carrière professionnelle. Une bonne partie d’une activité liée à une entreprise vous amène à enregistrer des fichiers, à communiquer, à effectuer des recherches, des calculs et à créer certains documents et fichiers. Ces tâches demandent une certaine organisation. Vous pouvez les effectuer et les hiérarchiser facilement grâce aux logiciels. La productivité n’est pas le seul but de l’utilisation de l’informatique bureautique. Cette dernière représente un véritable outil de gestion efficace pour divers domaines. Les dirigeants d’entreprise, par exemple, ont l’avantage de piloter leur enseigne et de la développer sur le long terme grâce à l’informatique.
Une personne qui maîtrise l’informatique a plus de chance de se faire embaucher
Les recruteurs apportent une attention particulière aux profils ayant une certaine maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC). Ils privilégient les personnes capables de travailler rapidement avec un ordinateur et ses périphériques. Différents domaines professionnels utilisent l’informatique tels que les formateurs, les secrétaires, les comptables, les juristes, les RH, etc. Même une cantine d’entreprise organise la réservation des plats et leur distribution via des logiciels spécifiques. Le but est de pouvoir répondre à un maximum de requêtes en un laps de temps raisonnable, voire court. Une formation bureautique vous apprend exactement ce que vous devez savoir suivant vos objectifs. Les modules sont variés, ce qui vous permet d’ajuster les cours selon vos buts.
Les étudiants ne peuvent pas non plus se passer de l’informatique
Les cours sont dématérialisés et certains enseignants privilégient les apprentissages numériques de nos jours. Même une simple prise de note peut se faire via un ordinateur. Les étudiants peuvent se défaire des piles de cahiers et de documents. L’ordinateur peut tout stocker. Cette méthode de travail permet une meilleure traçabilité des cours et une excellente organisation des modules. Les fichiers sont facilement consultables, l’utilisation d’un agenda électronique facilite encore plus la gestion des éventuels plannings. Les étudiants peuvent aussi échanger avec leurs professeurs, même en dehors des heures de cours. Les moyens de communication sont au choix : e-mail, Skype, etc.
👨💻Quels sont les outils informatiques ?
Les entrepreneurs font partie des fervents utilisateurs d’outils informatiques. L’agenda électronique comme Outlook, par exemple, leur permet de mieux organiser leur planning. Les logiciels de messagerie sont indispensables au sein d’une entreprise. Gmail permet aux travailleurs d’échanger à distance. Nul besoin de se déplacer d’un département à un autre, un e-mail suffit pour informer, avertir, partager et répondre à vos interlocuteurs. Les logiciels de visioconférence sont tout aussi importants. Skype permet à deux ou plusieurs personnes de s’entretenir à distance. Vous pouvez même discuter avec vos collaborateurs étrangers avec cet outil informatique. Un logiciel partagé de suivi de tâches, tel que Trello ou To do list, permet à une équipe de collaborer afin d’atteindre un objectif commun. Il en est de même pour un logiciel de gestion de projet.
En dehors des outils de pilotage, vous avez le tableur qui permet à une personne d’effectuer un meilleur suivi de la trésorerie. Les comptables peuvent aussi l’utiliser afin de réaliser le calcul des coûts. Un logiciel de traitement de texte, quant à lui, facilite le travail des rédacteurs, transcripteurs, formateurs et chargés de communication. La réalisation d’un compte rendu d’une réunion par exemple, se fait via un fichier word. Une formation ou la présentation d’un produit est plus efficace quand vous la réalisez avec un fichier PowerPoint. Un outil de partage de documents évite les impressions de documents. De plus, les papiers sont volants. Stocker vos documents importants en ligne est la meilleure façon de les conserver. L’envoi et la réception des documents sont possibles où que vous soyez, et peu importe l’appareil connecté utilisé (PC, smartphone, tablette). Un logiciel de prise de contrôle de votre ordinateur à distance est aussi un outil informatique incontournable. Teamviewer est le plus sollicité.
D’autres outils informatiques vous facilitent la vie au quotidien : outil de compression de données (WinZip, WinRar, etc.), outil de paiement en ligne (Paypal, etc.), outil de traduction (Google translate, etc.), outil de gestion de la relation client ou CRM (Cogivea, etc.). Le choix des outils détermine la performance d’une enseigne. Il a un impact majeur sur la productivité et le gain de temps. Les solutions informatiques sont nombreuses. Vous en saurez plus sur leurs avantages et inconvénients en suivant une formation bureautique.
👉 Formation à distance, avantages et inconvénients
👀Quels sont les critères de choix d’une formation bureautique ?
La meilleure formation bureautique est celle qui vous apprend ou renforce votre connaissance des bases de l’informatique. Elle développe vos connaissances et vous laisse découvrir les multiples facettes du domaine informatique. Certains apprentissages vous donnent l’avantage de maîtriser le Pack Office. Vous serez particulièrement à l’aise avec les outils collaboratifs, un atout majeur à ne pas négliger dans le cadre de l’entreprise. Peu importe votre activité, une connaissance approfondie en informatique bureautique reste indispensable. Même si vous n’avez pas envie d’intégrer la nouvelle technologie au sein de votre enseigne, sachez que vos concurrents le font. Prenez le temps de voir comment ils évoluent afin de connaître l’importance de l’informatique.
Vous êtes demandeur d’emploi mais l’informatique ne vous a toujours pas inspiré ?
Dites-vous que vos concurrents peuvent avoir plus de chance d’obtenir le poste grâce à leur connaissance approfondie de la bureautique. Sortir de votre zone de confort peut s’avérer indispensable si vous désirez rester sur les rails du monde de l’entreprise. Il en est de même pour les personnes souhaitant étudier ou travailler à l’étranger.
