Comment choisir sa formation Excel ?

👀Excel c’est quoi exactement ? 

Excel est un logiciel bureautique qui appartient à Microsoft Office. Il permet de créer des tableaux, de réaliser des calculs automatisés, des plannings, des graphiques d’illustration ou encore diverses bases de données. C’est pourquoi plusieurs entreprises encouragent leurs employés à passer une formation Excel. Il est utilisé dans toutes les fonctions de l’entreprise (comptabilité, marketing, gestion des ressources humaines, recherche et développement, commerce international, etc.). 

Ce type de logiciel est couramment appelé « tableur ». Les tableaux créés facilitent les calculs de toutes sortes. De plus, les valeurs intégrées dans Excel sont mises à jour automatiquement en fonction des formules utilisées, ce qui facilite l’organisation au quotidien. Il s’agit également d’un outil inégalable pour le calcul de budget, la réalisation de devis, etc. 

Les divers types de graphiques permettent de mieux interpréter les données (chiffres, statistiques…) : diagramme, secteur, histogramme, nuage de points, etc. Ce qui offre une meilleure visualisation globale de l’ensemble des valeurs. En bref, Excel constitue un outil de visualisation mathématique très puissant. 

🔍Que contient le tableur Excel ?

Excel permet de créer divers fichiers communément appelés « classeurs ». Ces derniers sont composés d’une ou de plusieurs feuilles de calcul renfermant de multiples lignes et colonnes. Grâce à la variété de formules qui existent sur Excel, vous allez pouvoir organiser facilement, automatiquement et rapidement vos calculs en quelques clics. D’autres outils révolutionnaires sont inclus dans le logiciel. Parmi eux, la création de divers graphiques et illustrations de données. D’autres fonctionnalités plus sophistiquées existent pour les professionnels. C’est par exemple le cas de la programmation par le biais de Excel VBA

👨‍💻Pourquoi maîtriser Excel est-il devenu indispensable de nos jours ?

Pour être en mesure de réaliser des calculs complexes avec Excel, il est important de se former auprès de personnes expérimentées dans le domaine. Il faut savoir qu’Excel représente aujourd’hui le premier tableur utilisé dans le domaine professionnel. Et ce, quel que soit le secteur d’activité. 

Maîtriser Excel en entreprise, c’est s’assurer d’être en mesure de réaliser divers tableaux de bords ou de prévisions annuelles. Une formation sur le tableur permet également de réaliser simplement et facilement des factures clients professionnelles. C’est pourquoi cet outil est très sollicité dans tous les départements de l’entreprise. 

À la clé, des rapports plus clairs et compréhensibles qui vont servir d’appui aux dirigeants lors de leur prise de décisions. En effet, les statistiques et les chiffres représentent des preuves irréfutables pour l’entrepreneur avant de prendre une quelconque initiative. Ce qui lui permet d’être confiant quant à l’avenir de son organisation. Mais comment se servir d’Excel de manière professionnelle ? À présent que vous connaissez les avantages d’Excel, il serait judicieux de connaître ce qu’il faut faire pour obtenir un tableur gratuitement afin de commencer à vous entraîner.

Comment obtenir un tableur Excel gratuit ?

Particuliers comme professionnels ont besoin d’un tableur ou traitement de texte pour mieux s’organiser au quotidien : listes de courses, factures de la maison, etc. L’existence des logiciels permet de gagner plus de temps lorsqu’il s’agit de réaliser ses tâches. 

Le tableur le plus puissant et le plus recommandé de tous reste Microsoft Office. Celui-ci est téléchargeable en ligne avec une version payante. L’outil donne accès à Word, Excel, PowerPoint, Outlook… cependant, des solutions gratuites existent également en ligne.

a) LibreOffice : le tableur gratuit le plus simple et facile à utiliser

LibreOffice se distingue par ses barres d’outils et des icônes en version maxi. Le tout derrière un design vintage qui nous plonge nostalgiquement dans le passé. Toutefois, cette interface rétro facilite son utilisation. À titre d’illustration, les options « insérer un lien, une image…) sont facilement repérables. 

Ce tableur est également intéressant dans la mesure où il est capable de prendre en charge des documents préalablement créés sur Excel et Word. Si vous avez reçu des fichiers de ce type, vous n’aurez aucune difficulté à les ouvrir dans LibreOffice. Notons que le logiciel est aussi bien compatible sur un PC que sur un Mac. 

b) Office Online de Microsoft : le tableur gratuit le plus familier

Cette version gratuite de Microsoft Office est accessible au grand public en ligne. Certes, il existe certaines limites lorsqu’on compare le logiciel avec le modèle payant. Toutefois, vous aurez accès aux fonctionnalités de base d’Office online. Le seul hic ? Il faut impérativement disposer d’une connexion pour y avoir accès. Vous pouvez vous connecter au moyen de votre compte pour garder des traces de vos travaux à chaque connexion. Office Online est notamment utilisé par les particuliers qui s’y connaissent déjà en Word et en Excel et qui travaillent dessus au quotidien.

c) WPS Office Free de Kingsoft Office: le tableur gratuit préféré des professionnels

Besoin d’un bloc-notes rapide pour écrire des idées inspirantes ou pour noter vos dépenses de ce mois-ci ? WPS Office Free représente dans ce cas votre meilleur allié. Outre les options de base habituelles, le tableur propose des fonctionnalités supplémentaires extrêmement pratiques. 

C’est notamment le cas de la conversion de documents PDF vers Word par exemple. Ce qui vous permettra de modifier et de travailler sans retenue sur des fichiers en format PDF. Le design proposé respire également la modernité et la jeunesse. Kingsoft Office en version gratuite permet aussi d’ouvrir simultanément plusieurs fichiers dans une même fenêtre. Ce qui simplifie aisément la navigation. Un seul bémol : des pubs sont envoyés en continu au cours de l’utilisation du tableur.

Comment faire pour avoir Excel et PowerPoint gratuitement ?

Excel et PowerPoint font partie du pack Microsoft Office. PowerPoint est indispensable pour réaliser diverses présentations à l’école, en famille ou en entreprise. Il faut savoir que l’accès aux différents programmes Microsoft est gratuit à condition de détenir un compte sur Office.com. 

Les applications vont ensuite fonctionner directement en ligne, sans installation préalable. Vos documents sont sauvegardés automatiquement sur OneDrive. Une version compatible sur smartphone, tablette, iOS et Android existe également en ligne et elle est gratuite. 

Bien que l’abonnement Premium à Office 365 donne accès à des fonctionnalités intéressantes, les versions mobiles offrent une performance inégalable. Un outil qui est très apprécié des utilisateurs qui, en dépit de leurs déplacements fréquents, souhaitent rester productifs.

a) PowerPoint Mobile 

Pour ceux qui utilisent Windows 10, cette version mobile de PowerPoint s’avère très intéressante. L’avantage : vous pouvez vous en servir sur PC comme sur une tablette ou tout autre support doté d’un écran tactile. En effet, PowerPoint Mobile a été conçue pour lire efficacement les diaporamas. 

Elle offre également à l’utilisateur la possibilité de les modifier à tout moment. Ce qui la différencie de la version Preview. Cette version est disponible sur Microsoft Store. Une fois téléchargé, il ne vous reste plus qu’à procéder à l’installation.

Les avantages de PowerPoint Mobile 

• Un accès à OneDrive, Dropbox et SharePoint vous offre la possibilité de lire et stocker vos documents dans cloud;

• Vos documents s’enregistrent automatiquement à chaque modification;

• Une large variété de thèmes au choix;

• Possibilité de travailler en groupe de manière simultanée.

b) Excel

Pour obtenir Excel, vous devez commencer par installer gratuitement Microsoft Office sur Windows 10. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre la démarche qui suit :

• Se rendre sur le site officiel d’Office dans le navigateur Edge;

• Connectez-vous avec votre compte Microsoft avant d’ouvrir Excel (ou toute autre application de votre choix);

• Sélectionner l’option « Plus » du navigateur;

• Cliquez sur l’onglet « Installer ce site en tant qu’application ».

Tout comme avec Google Docs, vous disposez d’un espace de stockage en ligne pour la sauvegarde de vos documents. La version gratuite d’Office 365 offre un espace total de 5 Go, assez pour stocker plusieurs documents en même temps. N’hésitez pas à stocker les fichiers sur votre disque dur si l’espace vous semble insuffisant.

Vous pouvez également exporter vos travaux Excel après les avoir convertis sous d’autres formats (Exemple : PDF). Notons que la version intégrale d’Office vous garantit une meilleure utilisation du logiciel. L’installation de cette dernière ne requiert pas de connexion à un compte et permet de bénéficier d’1 To d’espace sur OneDrive par personne.
À présent que vous vous êtes familiarisé avec les divers enjeux d’Excel, nous souhaitons vous guider dans le choix de votre formation. Comment faire pour avoir accès à une formation Excel de qualité qui soit rapide et efficace ? Ce qui nous mène à la prochaine section de notre article. Vous verrez qu’Internet regorge d’outils simples et intéressants qui vont vous aider à maîtriser ce logiciel au quotidien.

✍️Auto-formation Excel rapide

Pour apprendre le plus rapidement possible Excel, il est primordial dans un premier temps de comprendre les fonctionnalités de base du logiciel. Parmi elles nous pouvons citer : 

• La maîtrise du classeur : comment saisir, modifier ou supprimer des données dans une cellule ? Comment copier-coller les diverses formules d’une cellule à une autre ?;

• La connaissance des éléments qui composent la barre d’outils et le ruban, le menu « enregistrement » ou « ouvrir », etc;

• La mise en forme de la feuille ou encore la mise en page avant impression;

• Les calculs et fonctions basiques (somme, moyenne, max, min, Si, Ou, NB.SI);

• La création des formes et graphiques (courbes, secteurs, diagramme);

• L’exploitation des données (filtre de données, listes déroulantes…).

Cette liste n’est pas exhaustive. Toutefois, la compréhension de ces éléments de base permet une utilisation optimale du logiciel. Ce qui devrait vous aider à gagner un temps considérable lors de la réalisation de vos missions quotidiennes. 

De nombreux tutoriels accessibles sur YouTube permettent par ailleurs d’apprendre Excel encore plus rapidement. Toutefois, certains cours peuvent demeurer incompréhensibles aux plus novices. Pour un usage un peu plus approfondi, il convient de suivre une formation. Mais comment se former sur Excel ? 

🎓Comment faire une auto- formation sur Excel ? 

1. Top 5 des sites web qui vont vous permettre de vous auto-former sur Excel

En entreprise ou à la maison, Excel est devenu un outil précieux et indispensable en raison de sa puissance et de sa simplicité. Le logiciel offre une multitude d’options qui vous permet de faciliter vos tâches au quotidien. Il suffit de connaître les nombreuses richesses que renferme le tableur. À ce propos, nous vous proposons de faire un tour d’horizon de ces 5 sites web pour vous former efficacement sur Excel.

a) Rendez-vous sur l’aide en ligne de Microsoft

Au fur et à mesure que vous utilisez Excel, vous pouvez rencontrer certains problèmes ou vous souhaitez simplement en savoir plus sur une option qui frappe votre curiosité. Dans ce cas de figure, il est vivement recommandé de se rendre sur l’outil d’aide en ligne de Microsoft. Une documentation y est accessible avec tous les détails sur chaque fonctionnalité du logiciel. Les utilisateurs d’Excel sont en effet habitués à opérer en utilisant au quotidien les mêmes fonctions. Sortir des sentiers battus en explorant de nouvelles fonctions s’avère essentiel pour gagner davantage de temps et optimiser le travail sur Excel. Pour accéder à l’outil d’aide, il vous suffit de cliquer à tout moment sur la touche « F1 ».

b) MonsieurExcel

MonsieurExcel est un site web appartenant à un instituteur de modélisation avancée. Il partage de temps à autres des use case qui incluent diverses astuces pratiques et méconnues du public. N’hésitez pas à consulter le site qui offre des articles clairs, compréhensibles et essentiels à la compréhension d’Excel. Ces derniers conviennent aussi bien aux débutants qu’aux professionnels.

c) Excel-pratique

Excel-pratique propose également une formation pédagogique adaptée à tous les utilisateurs d’Excel, quel que soit son niveau de performance. Une alternative primordiale si vous souhaitez enrichir vos connaissances sur ce tableur et exploiter au maximum vos données. Divers liens sont disponibles sur le site pour vous aider à trouver rapidement l’information recherchée : cours Excel, VBA, VBA avancé, fonctions…Plusieurs fiches sont régulièrement publiées en ligne pour aider le lecteur à évoluer à son propre rythme. À titre d’illustration, il s’agit d’un coin idéal pour apprendre tous les secrets de la fonction « recherchev ». Celle-ci permet par exemple aux commerciaux de trouver un article et un montant en saisissant tout simplement sa référence dans la base de données.

d) Developpez.com

Ce site web se tourne vers les personnes qui souhaitent développer leurs compétences en matière de programmations Excel. Une section est dédiée au tableur tandis qu’une autre est consacrée exclusivement à la programmation VB. Un espace de discussion vous permet d’échanger avec les membres pour partager divers conseils et astuces en toute simplicité. Si vous avez des questions qui vous tracassent au sujet des macros et de leur utilisation, ce site web vous sera d’une grande utilité. Le site « developpez.com » réunissant des experts en la matière, ne convient pas aux personnes qui débutent dans l’utilisation d’Excel. C’est pourquoi il est déconseillé aux novices d’y faire un tour au risque de ne rien comprendre.

e) Admexcel.com

En dépit d’une interface relativement vieille (2,0), le contenu de ce site web s’avère très intéressant lorsqu’on s’y penche de plus près. Une solution particulièrement conseillée aux débutants en Excel en raison de la simplicité des cours et articles mis en ligne. Vous y trouverez également des vidéos et des petites ruses pour parfaire vos formules de calcul. Une chose est sûre : les aspirants trouveront leur bonheur ici.
Ces sites Internet vous permettront d’améliorer considérablement vos connaissances sur Excel. Ils conviennent ainsi aux personnes qui sont plutôt autodidactes. Pour ceux qui ont besoin d’une formation professionnelle complète, il convient de faire appel à des centres formateurs. Ce qui nous amène à nous interroger sur le type de formation à choisir.

2. Quelle formation Excel choisir ?

En raison de ses enjeux considérables sur l’avenir professionnel d’une entreprise, de plus en plus de dirigeants exigent la maîtrise d’Excel lors du recrutement. Il existe de nombreuses variétés de formations bureautiques. Tout dépend de vos disponibilités (formation en présentiel ou en ligne) et de vos besoins (formation certifiée ou non certifiée).

a) La formation Excel en présentiel

Ce type de formation correspond parfaitement aux personnes qui souhaitent se perfectionner dans l’art de maîtriser le logiciel. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre dans le centre de formation le plus proche. Vous pouvez consulter le web pour trouver facilement un lieu de formation à proximité de chez vous. 

b) La formation Excel en ligne (e-learning)

La révolution technologique associée à la période du confinement a entraîné l’essor de l’e-learning. En effet, il est aujourd’hui possible d’apprendre à utiliser divers logiciels en ligne grâce à la formation à distance, sans avoir à se déplacer d’un lieu à un autre.

Lisez aussi 👉 Formation à distance : Avantages et inconvénients

c) La formation TOSA pour obtenir une certification

La formation TOSA représente la formation la plus répandue dans le monde. Disponible à distance ou en présentiel, elle s’adresse à toutes les personnes qui souhaitent apprendre l’utilisation du logiciel. Depuis les fonctionnalités les plus basiques jusqu’aux outils les plus sophistiqués. En effet, les participants sont capables à l’issue de la formation, de créer par exemple des tableaux croisés dynamiques et d’exploiter les données sous tous les angles.

Le test TOSA comprend des cours théoriques, des exercices pratiques et des évaluations sous forme de QCM (Questions à Choix Multiples). La formation s’adapte aussi bien aux novices qu’aux experts qui souhaitent aiguiser leurs connaissances du logiciel. L’accès à plusieurs niveaux de difficulté aide le participant à améliorer progressivement ses compétences.  

Un certificat est distribué aux candidats à l’issue de leur formation. Ce document atteste des capacités d’utilisation du logiciel par le titulaire. Ce qui garantit aux employeurs que la personne à la recherche d’emploi est bien en mesure d’utiliser Excel à des fins professionnelles. Cette certification est notamment accessible via une formation Excel Pôle Emploi. Dans cette optique, il est également possible d’avoir recours à une formation Excel CPF. En effet, vous pouvez utiliser votre Compte Personnel de Formation pour financer ce genre de formation.

d) Formations Excel spécifique au métier du participant

Certains formateurs offrent des cours sur Excel selon le métier actuel (ou futur) du participant et de son domaine d’activité. Il s’agit d’une alternative idéale pour les personnes qui souhaitent décrocher un poste dans une entreprise alpha. La formation s’adresse également à ceux qui souhaitent exceller davantage dans leur profession actuelle, impliquant l’utilisation du logiciel. 

Les métiers concernés sont généralement la comptabilité, le contrôle de gestion, l’audit… Sur le web, certains formateurs proposent également des cours spécialement dédiés aux commerciaux et aux secrétaires. Nul doute que le nombre de personnes ciblées par ce type de formation devrait s’élargir davantage au cours des prochaines années. Consultez les offres d’emplois Expert Excel sur 👉 fr.Jooble.org.

e) Formation Excel gratuit

Plusieurs sites proposent des cours permettant d’approfondir vos compétences sur cet outil, et ce, de manière totalement gratuite. Cela concerne notamment la formation Excel débutant qui vise à expliquer les notions de base aux personnes peu familiarisées avec ce genre d’outil. Par ailleurs, la multitude de formations présentes en ligne ne se limite pas aux débutants. En effet, certaines plateformes proposent des cours plus avancés destinés aux personnes déjà initiées qui souhaitent aller plus loin dans leur maîtrise d’Excel.